日程調整は時間単位で行うことが重要！メリットやおすすめツール

日程調整は、日だけではなく時間単位で行うことが大切です。日程調整ツールの中には、日単位でしかスケジュールを入力できないものもあります。本記事では、日程調整を時間単位で行う必要性やメリット、時間単位の日程調整に対応しているツールなどについて詳しく解説します。

日程調整は時間単位で行うことが重要

日程調整は、時間単位で行うことが大切です。時間単位で日程調整を行うことで、より効率的かつ円滑にスケジュール管理できるようになります。
例えば、重要な会議やイベントの場合、時間のズレや遅れは大きな影響を及ぼします。もし、日単位でしかスケジュールを入力していなければ、何時から始まるのかがわかりません。また、何時に終わるのかも不明瞭になり、その後のスケジュールを入れることが難しくなります。
日程調整は時間単位で行うことを基本としましょう。

日程調整を時間単位で行うメリット

日程調整を時間単位で行うメリットは次のとおりです。
・1日のスケジュールを設定しやすくなる
・関係者同士のスケジュールを調整しやすくなる
・抜け漏れのリスクが下がる
・1日の余白時間を有効に使える

日程調整を時間単位で行うメリットについて、それぞれ詳しく見ていきましょう。

1日のスケジュールを設定しやすくなる

時間単位で日程調整を行うと、1日のスケジュールを設定しやすくなります。
例えば、朝から夕方までの予定を立てる際、時間単位でスケジュールを設定することで、具体的な活動や予定を明確にできます。朝の8時から10時までは仕事、10時半から12時までは会議、12時半から13時半まではランチタイム、といった具体的な時間枠を設けることで、1日の流れをイメージしやすくなります。

関係者同士のスケジュールを調整しやすくなる

時間単位で日程調整を行うことは、関係者同士のスケジュールを調整する際にも大きなメリットがあります。
例えば、複数の人が関わる会議やイベント、プロジェクトなどでは、各人のスケジュールの調整が必要です。しかし、関係者が多い場合、各々の都合を考慮して1つの日程を決めるのは容易ではありません。
時間単位でスケジュールを設定していれば、関係者同士が共通の空き時間を見つけやすくなります。例えば、午前中のうちに1時間の時間枠が空いている場合、その時間を会議や打ち合わせに割り当てることができます。関係者全員がそれぞれの予定を考慮しやすくなるため、調整作業がスムーズに進みます。

抜け漏れのリスクが下がる

時間単位で日程調整を行うことにより、抜け漏れのリスクが大幅に低減します。
例えば、日程を時間単位で管理する場合、各タスクや予定を明確に時間枠に割り当てることができます。これにより、重要な仕事や予定が見逃される可能性が減り、タスクの抜け漏れを防げるでしょう。

1日の余白時間を有効に使える

スケジュールを時間単位で管理すると、余白の時間が明確になり、パズルのように予定を組み立てやすくなります。
また、余白時間を使って休憩やリフレッシュの時間も確保しやすくなるでしょう。余白時間を使って自己成長やスキルアップのための学習や趣味に没頭することもできます。

日程調整を時間単位で行う方が良いケース

日程調整は、どのような場合においても時間単位で行うことがおすすめです。シーン別に、日程調整を時間単位で行うメリットや具体例について紹介します。

採用面接

応募者や採用担当者の都合に合わせて面接の日程を調整する必要があります。時間単位で調整することで、参加者の都合に合わせて柔軟にスケジュールを組むことができます。また、面接の準備や移動時間などを考慮して、適切にスケジュールを組めるようになるでしょう。

会議

会議には複数の参加者がいるため、それぞれの都合を考慮して、最適な日時を見つける必要があります。時間単位での日程調整を行うことで、参加者全員の予定が空いている時間帯を見つけやすくなります。

アポイントメント

時間単位での日程調整は、アポイントメントの予定を効率的に管理するために重要です。
例えば、医療機関や美容クリニック、法律事務所などでは、患者や顧客とのアポイントメントが日常的に行われます。個々のアポイントメントの予定を細かく調整することが必要です。
時間単位での日程調整を行うことで、患者や顧客の都合に合わせた最適な時間枠を確保できるようになります。

営業電話

顧客の業務時間や予定を考慮して、適切な時間帯に営業電話をかける必要があります。時間単位で日程調整を行うことでスムーズに連絡がつくため、1日の架電ノルマを達成しやすくなります。

シフト調整

企業や店舗などで従業員のシフトを調整する際には、時間単位での日程調整が重要です。
従業員の出勤時間や休憩時間、業務内容などを考慮しながら、効率的かつ公平なシフトを組む必要があります。時間単位での日程調整を行うことで、従業員の希望や能力、業務量などを細かく考慮し、最適なシフトを作成することが可能です。
例えば、忙しい時間帯には多くの従業員を配置し、需要が低い時間帯には少ない人数で対応するなど、効率的なシフト管理が行えます。
急な欠員や代休の調整など、柔軟に対応する必要がある場合にも時間単位での日程調整は役立ちます。

顧客の来店

顧客の来店予定を時間単位で調整することで、顧客サービスの質が向上します。スタッフのスケジュールを最適化し、待ち時間を最小限に抑えることができます。例えば、特定の時間帯に予約が集中している場合は、その時間帯に多くのスタッフを配置することで、待ち時間を短縮し、顧客の満足度を高めることが可能です。

日程調整を時間単位で行えるツール

日程調整を時間単位で行えるツールは、以下の3つです。
・Googleカレンダー
・Outlook予定表
・日程調整ツール

それぞれの特徴や使い方のポイントについて、詳しく見ていきましょう。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、日程調整を時間単位で行える無料のツールです。任意の日付けをクリックして、予定のタイトルと時間帯を設定します。また、予定ごとに色を分けることができるため、スケジュールの見落としのリスクを軽減できます。
作成したスケジュールはGoogleカレンダーのユーザーと共有できるため、複数人でスケジュール調整するのも容易です。
Googleカレンダーによる日程調整の方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

Outlook予定表

Outlook予定表は、Microsoft社が提供するカレンダーツールです。Microsoftアカウントの作成が必要なため、複数人でスケジュール調整する場合は利用できない可能性がある点に注意しましょう。絵文字やGIF画像などを使用し、スケジュールをよりわかりやすく設定できます。また、Googleカレンダーと同じく時間単位でのスケジュール設定が可能です。

日程調整ツール

日程調整ツールとは、日程調整に特化した豊富な機能を搭載したツールのことです。GoogleカレンダーやOutlook予定表にはない便利機能が搭載されているため、より効率的に日程調整をしたい場合におすすめです。

機能	Googleカレンダー	Outlook予定表	日程調整ツール
日程の提案	○	○	○
自動リマインダー	○	○	○
時間枠のブロック	×	×	○
共有	○	○	○
その他の機能	△	△	◎

ただし、機能は日程調整によって異なるため、機能や目的に応じて選ぶことが大切です。

日程調整ツールの選び方

日程調整ツールは、次のポイントを押さえて選びましょう。
・時間単位でスケジュールを容易に調整できるか
・ランニングコストが予算内か
・特定の領域に特化しているか

日程調整ツールの選び方について、詳しく見ていきましょう。

時間単位でスケジュールを容易に調整できるか

時間単位でスケジュールを容易に調整できるか確認しましょう。時間帯別にスケジュールを設定する際に、複雑な操作が必要だと、スムーズに予定を組むことができません。
操作性が良く、使いやすいツールであれば効率的にスケジュールを管理できます。
例えば、ドラッグ＆ドロップで予定を変更したり、編集したりする機能があると便利です。

ランニングコストが予算内か

日程調整ツールを選ぶ際には、ランニングコストが予算内かどうかも重要なポイントです。ツールの利用にはさまざまな費用がかかる場合があるため、十分に調査したうえで予算内で利用できるかどうかを確認することが必要です。
例えば、一部の日程調整ツールは無料で利用できるものの、特定の機能を利用するためには有料プランにアップグレードが必要な場合があります。
無料プランの機能だけであれば、GoogleカレンダーやOutlook予定表の方が使いやすい場合もあるでしょう。

特定の領域に特化しているか

日程調整ツールは、特定の領域に特化したものを選ぶことが大切です。ビジネス、採用、シフト管理など、日程調整を時間単位で行う目的に応じてツールを選びましょう。例えば、採用面接の日程調整には、Direct Schedulingがおすすめです。

おすすめの日程調整ツール3選

日程調整ツールはいくつもあるため、どれを選ぶべきか迷う方が多いでしょう。そこで、おすすめの日程調整ツールを3つ紹介します。

Direct Scheduling

出典：「Direct Scheduling」

「Direct Scheduling」は、面接日の日程調整に特化したツールです。操作性に優れ、直感的なインターフェースで日程を調整できます。自動化されたプロセスにより、手作業のミスやダブルブッキングのリスクが減少します。さらに、複雑な日程調整にも柔軟に対応が可能で、20人までの設定やOR機能、AND機能もあります。
Google MeetやZoom、Microsoft Teamsとの連携により、効率的なスケジュール調整が可能です。さらに、採用活動でボトルネックとなりやすい個人情報同意取り扱いの設定や文章の編集もできます。

Jicoo

出典：「Jicoo」

「Jicoo」は、チームで使える日程調整自動化ツールです。商談フローの自動化や顧客体験の向上などさまざまな利用実績があります。複数のカレンダーと接続し、リアルタイムに予定を同期させることが可能です。また、AIがタイムマネージメントをサポートし、自動化された予約ページを共有することで、予約受付をスムーズに行えます。

Spir

出典：「Spir」
Spirは、ビジネスを成長させるための日程調整ツールです。ビジネスの成長に不可欠な商談や面接の日程調整を効率化し、無駄な往復メールをゼロにします。21万人以上の利用者がいるSpirは、商談・面接数の改善率が300%以上であり、日程調整工数を9割削減するなど、驚異的な効果をもたらしています。
Spirを使うことで、商談化率や面談数が改善され、売上や採用数が増加します。また、競合よりも速いアプローチが可能になり、ビジネスの成長を促進します。Spirの特長は、全員の予定を合わせる調整や、誰か1人が参加可能な日時を自動抽出する機能など、柔軟かつ効果的な日程調整が可能です。

まとめ：時間単位で日程調整するなら日程調整ツールが便利

時間単位で日程調整することで、パズルを組み立てるように細かな調整が可能になります。また、採用面接においては複数の採用担当者と応募者で日程調整が可能なため、ダブルブッキングのリスクも軽減できます。
Direct Schedulingは、面接官と候補者の日程調整を驚異的な速さで実現します。GoogleやOutlookカレンダーとの連携により、調整は完全自動化され、手動のミスやダブルブッキングの心配はありません。複雑な日程調整にも対応し、Web会議のURLも自動発行されます。候補者側の予約も簡単で、カレンダーに自動登録されます。無料でお試しいただけるので、まずはお気軽にご利用ください。