【例文あり】日程調整にお礼のメールは必要？好印象を与えるポイントも解説

取引先がこちらの都合に合わせて日程を調整してくれた場合、お礼のメールを送ることがマナーです。ビジネスは信頼関係で成り立っている部分もあるため、マナー違反は今後の取引に支障をきたす可能性があります。
また、就活や転職活動においても、企業側が日程調整を了承した場合は、応募者がお礼のメールを送るのがマナーです。
お礼メールは単に感謝の気持ちを一言伝えればよいわけではなく、適切な書式を守ることが重要です。

そこで本記事では、日程調整のお礼メールの送り方や書き方、例文などについて詳しく解説します。

日程調整にお礼のメールは必須とは限らない

日程調整の際にお礼を伝えることは法律で定められたものでもなく、日程調整のお礼メールを送らない人物とは取引すべきではないといった暗黙の了解的なものもありません。また、お礼のメールをあえて送らない方がよい場合もあります。
例えば、突然の重要な面談や緊急の会議を調整した場合、相手方も多忙である可能性が高いため、迅速な対応を重視し、お礼のメールを送ることよりも次の段階にスムーズに進むことが重要です。
日程調整にお礼のメールを送らなければならないと強く信じ、相手に負担をかけないよう注意しましょう。

日程調整のお礼メールは社会人のマナーとしては必要

日程調整のお礼メールを送ることは必須ではないものの、社会人のマナーの観点からは必要な対応と言えます。ビジネス上の関係性の構築には、お互いに利害関係があるかどうかだけではなく、普段の小さなコミュニケーションが関係しています。
日程調整のお礼メールを送らなければ、社会人としてのマナーができていないと見なされ、違和感を覚えたり不満が溜まっていったりする可能性があります。

日程調整のお礼メールが不要なケース

日程調整のお礼メールは、必要な場合と不要な場合があります。なお、ここで言う「不要」は、「どちらでもよい」ではなく、「送るべきではない」という意味です。次に該当する場合は、日程調整のお礼メールは送らないようにしましょう。

「返信不要」とメールに記載がある

ビジネスやプライベートの日程調整の際に、相手から送られてきたメールに「返信不要」と明記されている場合、お礼メールは不要です。お礼メールのために一往復のやり取りをするのが面倒に感じていたり、わざわざお礼メールを送らせることに引け目を感じていたりする場合、メールに「返信不要」と記載します。
なお、以下のように返信不要と同じ意味に捉えられる文章がある場合も、お礼メールは送らないことが大切です。

・〇〇までにご報告ください。なお、このメールへのご返信の必要はありません。
・添付資料をご確認いただくだけで結構ですので、ご返信は必要ありません
・間違いがないようでしたら、ご返信は無用です

上記以外にも、返信が不要と考えられる文章が明記されている場合は、お礼メールは送らないようにしましょう。

これまでに何度もお礼を伝えている

日程調整のやりとりの中で何度もお礼を伝えている場合、あえて最後にお礼のメールを送る必要はありません。繰り返し感謝の意を伝えているため、無用なメールの送信を避けることが適切です。

例えば、「お世話になっております。これまでの日程調整のやりとり、ご多用の中、何度もお時間を割いていただきまして誠にありがとうございました。」と前のメールで送っている中で、あらためてお礼メールを送ると、くどい印象を与える可能性があります。

日程調整のお礼メールのマナー

日程調整のお礼メールは、相手に感謝の気持ちを伝える意図があります。次のマナーを守り、感謝の気持ちを確実に伝えましょう。

通常は24時間以内に返信する

ビジネスやプライベートの日程調整の際に、相手から送られてきたメールに対するお礼メールは、通常は24時間以内に返信することがマナーとされています。時間が経てば経つほどに、感謝の気持ちが伝わりにくくなります。
24時間以内の返信が難しい場合は、以下のように一言添えましょう。

お詫びと感謝の気持ちを伝える

日程調整のお礼メールを送る際には、お詫びと感謝の気持ちを伝えることがマナーです。例えば、次のような文章を添えましょう。

内容を確認した旨を記載する

日程調整の結果を記載し、確認したことを伝えることもマナーです。
次のような文章を添えましょう。

日程調整のお礼メールの書き方の基本

日程調整のお礼メールは、次のポイントを守って作成しましょう。

簡潔に書く

日程調整のお礼メールには、ビジネスに関わる情報が含まれていないため、なるべく短時間で確認できることが望ましいでしょう。そのため、不要な文章や情報は盛り込まず、簡潔に書くことが大切です。
お礼メールに必要な情報は以下のとおりです。

・差出人の名前
・送り先の会社名と担当者名
・基本の挨拶
・日程調整に対するお礼
・謝罪の言葉
・確定した日程
・締めの挨拶
上記以外の情報を盛り込むと、長すぎる印象を与える可能性があります。

同じ言葉を繰り返さない

日程調整のお礼メールを書く際に、同じ言葉を繰り返さないことが重要です。例えば、「日程調整をいただきありがとうございます」と冒頭に記載しているのに、文末にも「ありがとうございました」と記載すると、くどい印象を与える恐れがあります。無駄に長いお礼メールは読み手にストレスを与え、感謝と謝罪の気持ちが伝わりにくくなります。

ポジティブな一言を添える

日程調整のお礼メールには、ポジティブな一言を添えることで相手との良好な関係を築くことができます。例えば、「今後の取引において、より良い提案ができるように尽力します。ご不明点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。」などと記載しましょう。
こちらの都合で日程調整をした場合、どれだけお礼と謝罪の気持ちを伝えたとしても、マイナスのイメージは払しょくできません。だからこそ、最後にポジティブな一言で締めくくり、印象を変えることが大切です。

日程調整のお礼メールの例文

日程調整のお礼メールについて、短めのものと長めのものの例文を紹介します。

短めのお礼メールの例文

長めのお礼メールの例文

日程調整のお礼メールは就活の場でも必要

日程調整のお礼メールは、ビジネスの場だけではなく就活の場でも必要です。必要な理由や例文について解説します。

お礼メールがなければ常識がないと判断されかねない

相手に対する礼儀や感謝の気持ちを示すためにも、日程調整のお礼メールは必要です。お礼メールがない場合、常識がないと判断されかねません。採用担当者は応募者の一語一句や行動などから、信頼できる人物かどうかや、自社にマッチした人材かどうかなどを見極めようとします。
そのため、お礼メール1つにしても、一語一句に注意して作成することが大切です。

日程調整は電話の方がよい場合もある

迅速に日程調整が必要な場合は、電話でやり取りをすることが一般的です。その際は、電話の最後に日程調整に対するお礼を伝えるため、改めてお礼メールを送る必要はありません。ただし、相手が急いでいて電話の内容が簡素なものとなり、適切なお礼の言葉を述べられていないと感じた場合は、お礼メールを改めて送りましょう。

日程調整のお礼メールの例文

日程調整を円滑化するためにツールを導入しよう

日程調整のやり取りをメールで何度も往復する場合、お互いに時間と手間を要します。日程調整を円滑化するために、日程調整ツールの導入を検討しましょう。

日程調整ツールとは

日程調整ツールとは、自身と相手のスケジュールの空きを共有し、円滑に予定の決定や変更ができるツールのことです。

日程調整ツールのメリット

通常、お互いのスケジュールの空きを共有し、その中で日程を提案する必要があります。さらに、その提案に対して了承のメールを送ったり、別に日時を提案したりしなければなりません。日程調整ツールは、Web上でスケジュールを共有してお互いに都合が良い日に予定を入れることができるため、日程調整の手間を大きく削減できます。

日程調整ツールのデメリット

日程調整ツールには、デメリットはありません。強いて言うのであれば、利用に費用がかかることです。しかし、日程調整ツールによって時間を削減できれば、費用の元はすぐに取ることができるでしょう。中には無料の日程調整ツールもありますが、有料のものと比べて機能が少なく、利便性も低い傾向があります。
予算、使い方、機能などを踏まえて、最適な日程調整ツールを選ぶことが大切です。

日程調整後は適切なお礼メールを送ろう

日程調整はビジネスや就活の場において、避けて通ることはできません。手間と時間がかかる日程調整を行った後は、相手にお礼メールを送ることがマナーです。
また、日程調整の手間を削減するために、日程調整ツールの利用も検討しましょう。

「Direct Scheduling」は、複数の面接官や応募者との日程調整を瞬時に行える採用向けの日程調整ツールです。面接やWebミーティングの日程が確定した際には、自動的にメールで通知が送られるため、再連絡の手間を省くことができます。
また、候補者の応募経路に応じて、個人情報取扱いの同意を得る機能も備えています。これにより、個人情報保護に関する規制を遵守しつつ、スムーズな日程調整が可能となります。さらに、同意書の内容を自社独自の文言へ変更することも可能です。

日程調整の効率化を検討している方は、ぜひ「Direct Scheduling」をご活用ください。