Teamsのスケジュール調整の方法3つ！手順・メリット・デメリットを解説

Teamsには、スケジュール調整機能が搭載されています。さらに、アプリと連携することで、さらに多機能なスケジュール調整機能を利用できるため、ビジネスのさまざまなシーンで活用できるでしょう。ただし、Teamsにはメリットだけではなくデメリットもあるため、場合によってはより高機能な日程調整ツールを使用することが大切です。
本記事では、Teamsのスケジュール調整の方法を3つ紹介するとともに、手順やメリット・デメリットについても解説します。

採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」

Teamsのカレンダーでスケジュール調整するメリット

Teamsにおけるスケジュール調整方法として代表的なのは、カレンダー機能を使う方法です。カレンダー機能は、Googleカレンダーのような直感的な操作が可能なUIを備えており、速やかにスケジュールを設定できます。Teamsのカレンダーでスケジュール調整をするメリットは下記のとおりです。

・ユーザーフレンドリーで使いやすい
・チームメンバーとのスケジュール共有が容易
・リマインダー機能や通知機能が充実
・イベントへの参加者の招待がスムーズに行える

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

ユーザーフレンドリーで使いやすい

TeamsのカレンダーのUIはユーザーフレンドリーで使いやすいため、アプリの操作に慣れていない方もスムーズに利用できます。
たとえば、Teamsのカレンダーは直感的な操作で簡単に新しいイベントを作成できます。日付と時間を選択し、イベントのタイトルや場所を入力するだけで、新しいイベントが作成されます。
さらに、既存のイベントを編集したり削除したりすることも簡単です。カレンダー上でイベントを選択し、編集したい情報を変更するだけで即座に反映されます。
このように、Teamsのカレンダーは使いやすさに優れており、スケジュールの調整作業を効率化し、ユーザーのストレスを軽減します。

チームメンバーとのスケジュール共有が容易

Teamsのカレンダーを使用すると、チームメンバーとのスケジュール共有が容易になります。新しいイベントを作成する際、特定のチームやプロジェクトに関連するイベントであれば、そのチームやプロジェクトのカレンダーに直接イベントを追加できます。
チーム全体が共有するカレンダーにイベントが即座に反映され、メンバー全員がスケジュールを瞬時に把握できます。
また、Teamsのカレンダーはチーム内のメンバーと直接共有することも可能です。特定のメンバーと共有したいイベントを作成し、招待を送信するだけで、そのメンバーのカレンダーにイベントが表示されます。これにより、メンバーとのスケジュール調整や会議の設定がスムーズに行えます。

リマインダー機能や通知機能が充実

Teamsのカレンダーは、リマインダー機能や通知機能などが充実しています。リマインダー機能を活用することで、重要なイベントや会議の開始時刻に遅れる心配がなくなるでしょう。イベントの開始時刻の一定時間前にリマインダーが通知されるため、予定を逃す心配がありません。
また、イベントの変更やキャンセルがあった場合も、関係者に通知が送られるため、スケジュールの変更にも柔軟に対応できます。

イベントへの参加者の招待がスムーズに行える

Teamsのカレンダーは、イベントへの参加者の招待がスムーズに行えます。カレンダー上で新しいイベントを作成する際、参加者を簡単に追加できます。参加者の電子メールアドレスやチーム内のメンバーを指定するだけで、自動的に招待状が送信されます。このため、会議やイベントに参加するメンバーを迅速かつ正確に招待することが可能です。
また、招待状にはイベントの詳細が含まれており、参加者は招待状を受け取った時点でイベントの日時や場所、目的を把握できます。

Teamsのカレンダーでスケジュール調整するデメリット

Teamsのカレンダー機能はユーザーフレンドリーで機能も充実している一方で、次のようなデメリットがあります。
・他のカレンダープラットフォームとの連携が限定的
・カスタマイズオプションが少なく柔軟性に欠ける
・スケジュールの自動調整機能が不十分
・プライバシー設定が限定的
それぞれ詳しく見ていきましょう。

他のカレンダープラットフォームとの連携が限定的

Teamsのカレンダーは、他のカレンダープラットフォームとの連携が限定的です。
一般的に、TeamsのカレンダーはOffice 365とのシームレスな連携を提供しています。しかし、他のカレンダープラットフォームとの連携に関しては、一部のサービスに限られています。
たとえば、GoogleカレンダーやAppleカレンダーとの連携が可能なものの、完全な相互運用性はありません。一部の機能やデータの同期ができない場合があり、異なるプラットフォーム間での情報の共有に制約が生じる可能性があります。
そのため、Teamsのカレンダーを利用する際には、他のプラットフォームとの連携の制限を確認し、必要に応じて他のツールを検討することが大切です。

カスタマイズオプションが少なく柔軟性に欠ける

Teamsのカレンダーを使用するデメリットの1つは、カスタマイズオプションが少なく、柔軟性に欠ける点です。
たとえば、他のカレンダーアプリと比較して、Teamsのカレンダーではイベントや予定の表示形式やカラーリングをカスタマイズするオプションが限定されています。特定の日付やイベントを強調表示する、異なる色を使って重要な予定を識別するなどのカスタマイズができないため、視覚的に情報を整理する際の柔軟性が制限されます。
また、リマインダーや通知機能の設定も一般的なカレンダーアプリケーションに比べて制限されています。例えば、リマインダーのタイミングや通知方法を個別に設定することができません。
Teamsはカレンダーではなくコミュニケーションがメインの機能のため、どうしても日程調整ツールやカレンダーアプリには機能が劣ります。

スケジュールの自動調整機能が不十分

Teamsのカレンダーは、スケジュールの自動調整機能が不十分です。
一般的なカレンダーアプリでは、複数の参加者の予定を考慮し、最適な日時を自動的に提案する自動調整機能が利用できます。しかし、Teamsのカレンダーにはこのような機能がありません。そのため、会議やイベントを計画する際に、参加者の予定を手動で調整する必要があります。

プライバシー設定が限定的

一般的なカレンダーアプリでは、イベントや予定を公開、非公開に設定したり、特定のユーザーとの共有を制限したりする柔軟なプライバシー設定が可能です。しかし、Teamsのカレンダーにはこれらの機能が限定的であり、ユーザーがイベントの公開範囲を細かく制御できません。
特に機密性の高い会議や重要な予定が含まれる場合に問題となります。

Teamsのカレンダーでスケジュール調整する方法

Teamsのカレンダー機能でスケジュール調整する際の手順は下記のとおりです。
1．左側のリストにある「Calendar」を選択する
2．任意の日と時間帯を選択する
3．タイトル・対象者・場所・詳細を記入して保存する
それぞれ、詳しく見ていきましょう。

1.左側のリストにある「Calendar」を選択する

Teamsのホーム画面の左側にある「Calendar」をクリックします。

2.任意の日と時間帯を選択する

スケジュールを設定したい日と時間にマウスカーソルを合わせてクリックします。

3.タイトル・対象者・場所・詳細を記入して保存する

タイトルや参加者の名前、メールアドレス、電話番号、場所、詳細などを記載し、保存します。

TeamsとFormsを連携してスケジュール調整する方法

Teamsは、アプリのFormsと連携することで、より一層便利になります。
 Microsoft Formsはアンケートを直感的な操作で簡単に作成できるアプリです。以下の手順で連携しましょう。
1．アンケートを取りたいチームを選択し、チャンネル上部の「＋」をクリックする
2．アプリの中からFormsを選択する
3．「チームが編集できる共有フォームの作成」にて名称を入力する
4．アンケート内容や候補日などを設けてアンケートを作成する
アンケートの作成の流れは以下のとおりです。

1.質問項目やタイトルを作成する

2.「回答を共有」をクリックしてURLを共有する

TeamsとOutlookカレンダーを連携してスケジュール調整する方法

Teamsは、Outlookカレンダーとの連携が可能です。連携するとそれぞれのカレンダーにスケジュールが共有されます。そのため、Teamsは使用しておらず、Outlookカレンダーを使用しているメンバーとのスケジュール調整も可能です。
また、同一のMicrosoftアカウントでログインすると、TeamsのカレンダーとOutlookカレンダーが自動で同期されます。

Teamsと連携できるアプリ

Teamsは、他にも次のアプリと連携できます。
・調整アポ
・VIVIT LINK
・TimeRex
それぞれのアプリの特徴について、詳しく見ていきましょう。

調整アポ

調整アポは、空き日時を抽出した予約ページから、相手に日時を選んでもらうだけで日程調整が完了するアプリです。当日までに必要なフォローアップを自動で行うため、日程調整の手間を大幅に削減できます。以下のような機能を搭載しています。

機能	詳細
スケジュール調整機能	空き日時を抽出して日程調整を行う
フォローアップ機能	日時確定後に必要なフォローアップを自動で行う
管理機能	予定の非公開や同席者情報の入力などを行える
スケジュール調整するグループウェア連携	グループウェアとの連携により、スムーズな日程調整が可能
3社間以上の日程調整	複数の関係者間での日程調整をサポートする
WEB会議URLの自動発行	日程確定後にWEB会議のURLを自動で発行する
日時確定のチャット通知	日程が確定した際にチャット通知する

VIVIT LINK

VIVIT LINKは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Team、Zoom、Slack、Chatworkなどさまざまなツールとリアルタイムで連携し、日程調整を完全自動化するツールですURLを送るだけでスケジュール調整表へアクセスできます。
他のカレンダーアプリとも連携したい場合に向いています。

TimeRex

TimeRexは、日程調整を自動化するツールです。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとリアルタイムで連携し、日程候補のリストアップはもちろん、予定の登録からWeb会議のURL発行まで、日程調整に必要な一連の作業を自動化します。
Microsoft Teams連携を利用するためには、各アカウントの連携と日程調整カレンダーの設定が必要です。

まとめ：日程調整には専門ツールの利用がおすすめ

ビジネスにおける日程調整には、専門ツールの利用が効果的です。特にビジネスシーンにおいては、適切なツールを使うことが重要です。たとえば、採用の場面では「Direct Scheduling」がおすすめです。

「Direct Scheduling」は、面接官と候補者の日程調整を速やかに行える日程調整ツールです。手動操作によるミスやダブルブッキングのリスクを排除できるため、面接の日程を調整する際に生じるストレスを軽減できます。さらに、複雑な日程調整にも対応し、必要に応じてWeb会議のURLも自動的に発行されます。

シームレスな予約プロセスにより、面接のスケジュール管理が劇的に改善されます。

Direct Schedulingは無料でお試しいただけますので、まずは気軽にご利用ください。