日程調整における時間帯の決め方とは？ポイントや決めるときの流れを解説

イベントや会議の日程を調整する際は、適切な時間帯を選定することが重要です。しかし、その選定方法やポイントについて理解していなければ、参加しづらい時間帯にイベントや会議を設定することになりかねません。
そこで今回は、日程調整における時間帯の決め方のポイントや決める際の流れ、注意点などについて詳しく解説します。

採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」

日程調整で時間帯を決めることの重要性

日程調整で時間帯を適切に決めることには、以下のメリットがあります。

・イベントに集中しやすくなる
・時間を気にせずに議論ができるようになる
・参加してほしい人が集まりやすくなる

それぞれの重要性、メリットについて詳しく見ていきましょう。

イベントに集中しやすくなる

イベントや会議などを適切な時間帯に行うことで、参加者がより集中しやすくなります。たとえば、朝の時間帯は集中力が高まる人が多いため、重要な話題や意思決定を行う会議に適しています。
一方、午後や夕方の時間帯には疲れが蓄積される傾向ため、長時間の会議や重要な議題を取り扱う会議には向かないでしょう。
また、採用面接においても朝の時間帯を選ぶことで、採用担当者も求職者も集中力が高い状態で面接に臨むことができます。これにより、より良いコミュニケーションを図ることができ、適切に採用を判断しやすくなります。

時間を気にせずに議論ができるようになる

会議や面談を行う際は、参加者のスケジュールや生活リズムを考慮して時間帯を調整することが重要です。適切な時間帯を選ぶことで、参加者が負担なく参加できるようになります。
例えば、業務のピーク時や移動時間を避けることで参加率が向上するとともに、会議の終了時間を気にせずに集中できるようになるでしょう。

参加してほしい人が集まりやすくなる

重要な意思決定を行う際は、決裁権者の参加が必須です。適切な時間帯にイベントや会議を設定することで、参加してほしい人が参加しやすくなります。
ここでいう適切な時間帯とは、参加してほしい人物にとって負担がない時間帯のことです。そのため、必ずしも朝一が適しているとは限りません。会議やイベントは参加者ありきのもののため、まずは参加してほしい人が集まりやすい時間を候補にあげましょう。

日程調整で時間帯を決めるときのポイント

日程調整で時間帯を決める際は、以下のポイントを押さえましょう。
・業界の常識を把握する
・イベントの開催場所の都合も考慮する
・イベントの内容に応じて時間帯の候補を挙げる
・開始時間と終了時間を明確に決める
各ポイントについて、詳しく見ていきましょう。

業界の常識を把握する

同業界の一般的に忙しくない時間帯、業務に支障が生じない時間帯を把握し、日程を調整することが大切です。たとえば、営業業界では午前中が活動のピークであり、顧客との商談や提案活動が盛んに行われます。そのため、会議を行う時間帯としては午後や夕方が選ばれることが多いでしょう。
午後ならば、会議に向けて十分に準備できるうえに気持ちに余裕を持てるため、より深い議論が可能になります。ただし、顧客対応を優先し、会議が原因で機会損失しないよう注意しましょう。

イベントの開催場所の都合も考慮する

イベントの開催場所は、時間帯の選定に深く関わります。特に遠方への移動が必要な場合は、交通事情や移動時間を考慮しましょう。たとえば、都心での会議やセミナーならば、朝のラッシュ時や夕方の帰宅ラッシュを避けることが望ましいでしょう。移動時間を最小限に抑え、参加者がストレスなく会場に到着できる時間帯を選定することがポイントです。

イベントの内容に応じて時間帯の候補を挙げる

イベントの性質や内容に応じて、最適な時間帯を選定することが大切です。たとえば、会議の場合は参加者が集中しやすい時間帯を考慮する必要があります。一般的には午前中の10～12時は集中力が高く議論が活発に行われやすい時間帯とされています。
また、13時～15時は食後に眠気が出やすいものの、議論が活発に行われる性質の会議や身体を動かすイベントであれば影響は少ないでしょう。

開始時間と終了時間を明確に決める

明確に開始時間と終了時間を設定することで、参加者や関係者が予定を調整しやすくなり、イベントが円滑に進行しやすくなります。
たとえば、会議の開始時間が10時から11時と決めておくと、参加者は9～10時と11～12時に予定を入れることができます。
開始時間と終了時間を明確に設定することで、参加者の時間管理や準備がしやすくなり、結果的にイベントや会議がスムーズに進行します。
進行中に予期せぬ遅れが発生した場合でも終了時間を守れるように、余裕をもった時間配分にしましょう。

日程調整における時間帯の決め方の手順

日程調整で時間帯を決める際は、次の手順で行うことが大切です。
・イベントの種類に応じて適した時間帯の候補を挙げる
・自分のスケジュールを確認する
・時間帯の候補を挙げてアンケートを取る
・集計結果に応じて時間帯を絞る
・参加者に最終確認する
各手順におけるポイントについて、詳しく見ていきましょう。

1. イベントの種類に応じて適した時間帯の候補を挙げる

イベントの性質や目的に応じて、適した時間帯の候補をリストアップします。たとえば、会議やセミナーの場合は参加者が集中しやすい午前中や午後の時間帯が適しています。一方、懇親会や交流会の場合は夕方以降が適している場合があります。
イベントの性質や目的に合わせて、参加者が参加しやすく、イベントや会議が円滑に進行する時間帯を考慮して候補をあげます。

2. 自分のスケジュールを確認する

イベントを主催する場合や主要な関係者として関わる場合、自分のスケジュールを確認する必要があります。まず、自分がイベントに参加できる日時を確認し、その日程を自身のスケジュールと照らし合わせます。

3. 時間帯の候補を挙げてアンケートを取る

参加者や関係者に対して、日程および時間帯の候補のアンケートを実施します。複数の選択肢を提示し、参加者の都合に合わせた時間帯を把握しましょう。
たとえば、月次会議の開催日程を決定する際に、参加者候補に対して以下のようにアンケートを取ります。

4. 集計結果に応じて時間帯を絞る

参加者候補からの回答を集計し、最適な時間帯を絞り込みます。
たとえば、参加者がもっとも多く集まる時間帯や、決裁権者やリーダーなど重要人物が全員参加できる時間帯などに絞り込みましょう。イベントや会議の内容に応じて、適切な時間帯に決定する必要があります。

5. 参加者に最終確認する

確定した時間帯を参加者に伝え、最終確認を行います。参加者がその時間帯に参加可能かどうかを確認し、最終的な日程を確定します。
たとえば、次回の会議の日程を決定する場合、主催者は参加者に対して以下のような確認メールを送信します。

日程調整における時間帯を効率的に決める方法

イベントや会議の時間帯を効率的に決める方法は以下3つです。
・日程調整ツールを利用する
・日程調整サイトを利用する
・Googleスプレッドシートを利用する
それぞれの特徴やメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

日程調整ツールを利用する

日程調整を効率的に行いたい場合は、日程調整ツールの活用がおすすめです。日程調整ツールは、参加者の予定や希望を一元管理し、最適な時間帯を自動的に提示してくれる便利なツールです。
たとえば、参加者候補が空いている日を選択すると、それが他の参加者候補や主催者に共有されます。一目で空いている日程がわかるため、スムーズにイベントや会議の時間帯を決めることが可能です。
日程調整ツールのメリットとデメリットは以下のとおりです。

メリット		デメリット
時間を節約できる	参加者全員のスケジュールを一括で確認できるため、個別に調整する手間が省ける	ITリテラシーが必要	ツールの操作や設定に慣れていない参加者にとっては、使うのが難しい場合がある
自動提案が可能	ツールが参加者の空き時間を分析し、最適な日程を自動的に提案してくれるため、迅速な日程決定が可能	コストがかかる	多機能な有料ツールにはコストがかかる
リアルタイム更新される	参加者がスケジュールを変更した場合でも、ツールがリアルタイムで更新されるため、最新の情報を常に確認できる	プライバシーの懸念	参加者のスケジュール情報がツールに保存されるため、プライバシーの問題が懸念されることがある

日程調整サイトを利用する

日程調整サイトは、参加者の空き時間を入力することで、参加者がもっとも多い日程を自動集計できるWebサイトです。
参加者は自分の都合に合わせて空いている時間帯をマークします。〇か×だけではなく、△を入力し、備考欄に伝達事項を記載できるものもあります。
日程調整サイトのメリットとデメリットは以下のとおりです。

メリット		デメリット
参加者全員の空き状況を把握	日程調整サイトを利用することで、参加者全員の空き時間を一括で把握できる	探すのが面倒	使いやすい日程調整サイトを探す必要がある
シンプルな操作	シンプルでわかりやすい画面のため、誰でも簡単に使える	柔軟性が低い	自動提案のような日程調整ツールのような機能性がない
URL共有に対応	URLを共有して回答するだけで集計できるサイトが多い	サイトの信頼性	中には十分なセキュリティが施されていない日程調整サイトもある

Googleスプレッドシートを利用する

Googleスプレッドシートを使うことで、参加者の空き時間を一元管理し、最適な日程を素早く決定できます。
主催者がGoogleスプレッドシートを作成し、参加者と共有します。各参加者は自分の空き時間をスプレッドシートに記入します。スプレッドシート上で参加者の空き時間を集計し、共通の空き時間帯を見つけます。
Googleスプレッドシートを利用するメリットとデメリットは以下のとおりです。

メリット		デメリット
参加者の空き時間を一元管理	Googleスプレッドシートを利用することで、参加者全員の空き時間を一元管理できる	知識が必要	Googleスプレッドシートの操作や利用方法に慣れていない参加者にとっては、使うのが難しい
最適な日程を素早く決定	各参加者が空き時間をスプレッドシートに記入することで、参加者間での空き時間を簡単に集計し、最適な日程を迅速に決定できる	自動提案には関数設定が必要	空いている日程の自動提案や自動集計には関数の知識が必要
共有と更新が簡単	主催者が作成したスプレッドシートを参加者と共有することで、必要に応じて情報を更新したり、共有したりできる	プライバシーの懸念	参加者の空き時間情報がスプレッドシートに保存されるため、プライバシーの問題が懸念されることがある

日程調整で時間帯まで決めるときはツールを使うのがおすすめ

時間帯まで詳細に日程を調整する際には、専用のツールを活用するのがおすすめです。日程調整ツールを利用することで、参加者の空き時間を効率的に把握し、最適な時間帯を迅速に決定できます。
面接調整に特化した日程調整ツール「Direct Scheduling」は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、日程調整を完全自動化します。調整用のURLを送るだけで調整が完了し、手作業によるミスやダブルブッキングを防止します。さらに、1対1の調整だけでなく、全員参加や複数人の中で1人が参加などにも対応可能です。
採用の面接日程の調整を効率化したい方は、お気軽にご相談ください。
Direct Schedulingは無料でお試しいただけますので、まずは気軽にご利用ください。