日程調整メールのテンプレート｜ビジネスにおける依頼時の注意点

日程調整メールについての注意点を紹介した上で、テンプレートをステップ別とケース別で紹介します。

打合せや商談、社内イベントの開催などビジネスを行う上で、日程調整メールを作成する機会が多く生じます。こうしたなか、「日程調整メールの文章を考えるのが手間」「日程調整を行う相手に失礼な印象や負担を与えたくない」と考える方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では日程調整メールについて、注意点を紹介した上で、そのまま引用可能なテンプレートをステップ別とケース別で紹介します。

そもそも日程調整メールとは

日程調整メールとは、打合せやイベントなど複数名が参加する機会の日程を、調整するために送る電子メールのことです。すべての参加予定者が都合の良い日時を見つけ、最終的な日程を確定させるための手段として用いられます。

日程調整メールはビジネスとプライベートのどちらでも用いられますが、本記事ではビジネスの場を想定しています。

日程調整をメールで行う際の注意点

ビジネスにおいて日程調整をメールで行う際の注意点を5つ紹介します。

発案者が候補日時を挙げる

基本的には、発案者が候補となる日時を挙げるようにしましょう。打合せなどの機会を行うことになった場合、発案者が候補日時を挙げることを原則としておけば、スムーズに日程調整を開始できます。

ただし、発案者である相手が顧客や上司といった敬うべき存在である場合には、こちらから候補日時を提示するケースがあります。具体的には、自社ホームページへの問い合わせフォームから商談希望の連絡があった際などが挙げられます。

初めから複数の候補日時を挙げる

日程調整メールを送る際には、初めから複数の候補日時を挙げるようにしましょう。複数の候補を提示することで、日程調整メールを受け取った相手の空きスケジュールに合致する可能性が高まります。その際、単日内で時間だけずらした複数候補でなく、複数日での候補を挙げることをおすすめします。

複数候補からより都合の良い日時を選択できるため、受信側は心理的な負担が少ないでしょう。反対に1つの候補しか挙げなかった場合、受信側は「この日時にあわさなければならない」というストレスを感じかねません。
どうしても、単日内でしか候補を挙げられない場合には、その旨をお詫びする文言を書き添えることで相手の理解を得やすくなります。
また、以下のように候補日時に幅をもたせて相手に好きな時間を指定してもらう方法もあります。

〇相手に好きな時間を指定してもらう場合の例
■候補日時：以下の時間からご都合の良い時間（1時間）をご指定下さい
　1月15日（月）10:00～17:00
　1月16日（火）10:00～14:00
　1月17日（水）8:00～10:00／15:00~17:00

社内関係者の日程を先に確定させておく

社内外の関係者が複数名で参加する機会の日程調整においては、社内関係者の日程を先に確定させた上で社外関係者へ送信しましょう。
その際、各社内関係者は候補日時を可能な限り多く挙げて、選択幅を広げておくことがポイントです。その方が、先方の予定とマッチしやすくなり、よりスムーズに日時を確定できます。
この注意点は、社内外に対して同時に日程調整メールを送信すると、社外関係者が先に希望日時を指定してくれたにも関わらず、社内関係者の予定によって再度すり合わせが必要になってしまうような事態を避ける狙いもあります。

当日の趣旨や開催形式について記載する

日程調整メールには、当日の趣旨や開催形式についての記載が欠かせません。
趣旨とは、当日にどんな目的で何を行うかです。何のための日程調整かが曖昧なメールでは、受信側も困惑してしまいます。必ず当日の趣旨を記載しましょう。ただし、趣旨を書き込み過ぎが原因で日程調整の旨が伝わりにくくなることは避けたいため、日程調整時のメールは概要のみに留めておき、日程確定時のメールで詳細を伝えることを推奨します。
開催形式とは、主に対面かオンラインかなどです。開催形式によって、移動時間の要否などが変化し、相手のスケジュール幅も変わるため不可欠な情報といえます。

勘違いや認識ずれが起きない表記を心がける

日程調整をメールで行う際は、日時に勘違いや認識ずれが起きない表記を心がけましょう。
具体的には、各候補日は日付と曜日をどちらも表記します。そうすることで、「火曜日のつもりで15日と書いた」といった勘違いにも気づきやすくなり、日程をより正確に認識できます。
加えて、ビジネスにおける時間表記は「0：00〜23：59」もしくは「午前0時〜午後11時」で示すことをおすすめします。例えば8時や9時だけでは、朝と夜を勘違いしかねないためです。大抵のケースでは朝夕の察しがつきますが、相手にとってより分かりやすい表記を心がけることが大切です。

日程調整メールのテンプレート｜ステップ別

日程調整メールのテンプレートをステップ別に紹介します。各テンプレート内の（括弧）部分を任意の内容に差し替えることで、そのまま用いていただけます。
ここでは、ビジネスでありがちな「社外関係者と打合せ日時を調整するケース」を想定しています。微調整すれば社内向けにも使用可能です。

1.日程調整を依頼する際のメール

日程調整をこちらから依頼する際に送る最初のメールです。

2.日程決定時のメール

日程調整メールに対する返信を受けて、日程が決定した際のメールです。オンライン開催する場合は、このタイミングで「Web会議用URL」を発効・通知しましょう。
なお、初めに挙げた候補日時では相手の都合と合わなかったケースのテンプレートは別項目で紹介します。

3.リマインドメール

開催日の2〜3日前には、以下のようなリマインドメールを送信しましょう。

日程調整メールのテンプレート｜ケース別

日程調整メールのやり取りを行う際には、さまざまケースが想定されます。ここでは、ビジネス上で起きがちなケース別に4つのテンプレートを紹介します。

前項目と同様に、各テンプレート内の（括弧）部分を任意の内容に差し替えることで、そのまま用いていただけます。

相手に日程候補を挙げてもらいたい場合

相手に日程候補を挙げてもらいたい場合は、以下のようなメールを送ると良いでしょう。

挙げた候補日時に希望順がある場合

こちらが挙げた候補日時に希望順がある場合も多いのではないでしょうか。こうしたケースでは以下のテンプレートをご活用ください。ただし、相手が顧客など優先すべき立場である場合などには、用いないようにしましょう。

1日だけのように候補が限られている場合

先述したように、基本的には1候補のみや単日候補でのお伺いは避けるべきです。ただ、ビジネス上どうしても避けがたいケースも起こり得ます。その場合は、以下のテンプレートをご活用ください。

初めに挙げた候補日程では相手の都合と合わなかった場合

初めに挙げた候補日時では、相手の都合と合わないケースも起こり得ます。そうした場合、相手から代理候補を挙げてもらえることが多いですが、もし「いずれも不可」といった趣旨のみでのメールが返ってきた場合は、以下のように返信すると良いでしょう。

日程調整メールの手間を一気に省きたい場合

ここまで、日程調整メールについて注意点やテンプレートを紹介してきましたが、「日程調整メールのやり取り自体が面倒」「そもそも日程調整の手間を無くしたい」と考えている方も少なくありません。

こうしたなか注目されているのが、スケジュール調整ツール（日程調整ツール）です。スケジュール調整ツールとは、複数人のスケジュール調整を自動化して、最適な日程を効率良く決定するためのツールです。

メールでの日程調整で発生する何往復ものやり取りを省略できたり、日程の決定スピードが早まったり、多人数の日程を一括で調整できたりと、煩わしさの解消と効率アップをどちらも実現可能です。

とくに昨今は、面接やカジュアル面談など採用活動で日程調整を行う機会も増えており、多くの企業が想定以上の手間と時間を取られています。

下記のページで紹介する「Direct Scheduling（ダイレクトスケジューリング）」は、膨大になりがちな採用活動における日程調整の手間を一気に解消可能です。無料プランもありますので、まずは気軽にご活用ください。

採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」

まとめ

日程調整メールとは、複数名が参加する機会の日程を、調整するために送る電子メールのことです。打合せや商談、社内イベントの開催などビジネスを行う上で、日程調整メールを作成する機会が多く生じます。

日程調整でメールで行う際には、「発案者が候補日時を挙げる」「初めから複数候補を挙げる」「社内関係者の日程を先に確定させておく」「当日の趣旨や開催方法などを記載する」「勘違いやすれ違いが起きない表記を心がける」といった点に注意しましょう。

また、日程調整メールのテンプレートを、依頼からリマインドまでの「ステップ別」、ビジネス上で起こり得る状況を想定した「ケース別」で紹介しています。いずれも、そのまま使用できるように構成していますので、ぜひご活用ください。

そして「そもそも日程調整メールのやり取りや手間を無くしたい」といった方向けに、スケジュール調整ツールも紹介しました。煩わしさの解消と効率アップをどちらも実現したい方に非常におすすめです。

採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」