【例文】日程調整メールの返信｜承諾や変更希望などケース別で紹介

ビジネス上では、日程調整メールを受け取る機会が多いのではないでしょうか。こうしたなか、「返信時の文章を考えるのが面倒」「相手に失礼がないように手早く返信したい」と考える方が多いのではないでしょうか。

そこで本記事では「日程調整メールの返信」に焦点を当て、返信時の注意点や、そのまま使える返信時のメール例文をケース別で紹介します。
また「日程調整メールの煩わしさを根本的に解消したい」とお考えの方は、こちらの無料で試せるスケジュール調整ツールの検討をおすすめします。

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そもそも日程調整メールとは

日程調整メールとは、打合せやイベントなど複数名が参加する機会の日程を、調整するために送る電子メールのことです。すべての参加予定者が都合の良い日時を見つけ、最終的な日程を確定させるための手段として用いられます。
日程調整メールはビジネスとプライベートのどちらでも用いられますが、本記事ではビジネスの場を想定しています。
なお日程調整メールを送る側の注意点や依頼時のテンプレートは、以下の記事で紹介しています。
日程調整メールのテンプレート｜ビジネスにおける依頼時の注意点

日程調整メール返信時の注意点

日程調整メールに対して返信する際の注意点を5つ紹介します。

できるだけ直ぐに返信する

日程調整メールを受け取ったら、可能な限り直ぐに返信しましょう。日程調整メールに限らず、一般的にビジネスメールの返信時間の目安は24時間以内とされています。
とくに日程調整メールの場合、基本的に送信者は返信があるまで候補として挙げた日程に他の予定をいれることができません。そのため、迅速な返信を心がけることが大切です。
もし日程について社内調整などで時間を要する場合は、その旨といつまでに回答できそうかを返信すると相手も安心します。
なお具体的な例文は、別項目「日程調整メール返信時の例文｜ケース別」にて紹介します。

希望日時は具体的に提示する

こちらの希望日時を具体的に提示しましょう。受け取った日程調整メールの趣旨によって以下の2パターンに分かれます。

＜選択肢が提示されている場合＞
受け取った日程調整メールに選択肢が提示されている場合は、具体的な希望日時を指定して返信しましょう。この際下記のように、日付・曜日・時間を明記することで、相手との認識をより正確に共有できます。

例：1月15日（月）10:00〜11:00を希望します。

とくに、相手が「月曜日を16日だと勘違いしていた」といったケースが起こり得るため、日付と曜日はセットで伝えることが大切です。

＜都合の良い日時を訊ねられた場合＞
「都合の良い日程を教えてください」といった旨の日程調整メールに対しても、具体的な日時を提示するようにしましょう。
仮に「来週前半だと時間を取りやすいです」「〇日の午後なら対応可能です」のような曖昧な返信をしてしまうと、相手は何日の何時かを具体的に考えて、再提案しなければなりません。
こちらに選択権を委ねられた場合は、下記のように具体的な希望日時を3つ程度あげて返信しましょう。

例：以下のいずれかを希望します。

　　1月15日（月）10:00～11:00
　　1月16日（火）10:00～11:00
　　1月17日（水）13:00～14:00

候補日時がすべて対応不可の場合は代替候補を提示する

日程調整メールにて提示された候補日時がすべて対応不可だった場合は、返信時にこちらから代替候補を提示するようにしましょう。これにより、スムーズに日程を再調整できます。
先と同様に具体的な例文は、別項目「日程調整メール返信時の例文｜ケース別」にて紹介します。

「大丈夫です」や「了解です」といった表現を使わない

「大丈夫です」や「了解です」といった表現は、受け取り側によっては悪い印象を抱きかねないため、使わない方が無難です。
とはいえ、受け取った日程調整メールにて提示された日程で問題ない場合など、つい「大丈夫です」や「了解です」といった表現を用いたくなります。その際には、以下のように言いかえると良いでしょう。

■「大丈夫です」の言い換え表現
（ご提示いただいた日程で）問題ございません。
（ご提示いただいた日程で）差し支えありません。

■「了解です」の言い換え表現
（ご提示の日程にて）承知いたしました。
（ご提示の日程にて）かしこまりました。

不明点があればあわせて確認しておく

受け取った日程調整メールの内容に不明点があった場合には、希望日程の連絡とあわせて確認しておきましょう。
日程調整に関するメールだからといって、別で確認しようとするとやり取りの回数が増えてしまったり、聞き忘れてしまったりします。そのため、直ぐに確認しておく方が望ましいといえます。

日程調整メール返信時の例文｜ケース別

日程調整メール返信時の例文を、ケース別に6つ紹介します。各テンプレート内の（括弧）部分を任意の内容に差し替えることで、そのまま用いていただけます。

希望したい日時が明確な場合

こちらが希望したい日時が明確な場合は、以下のような返信メールを送ると良いでしょう。

提示された候補日時がどれでもOKな場合

日程調整メールにて提示された候補日時のどれでも良い場合は、以下のような返信メールを送りましょう。

提示された候補日時がすべてNGだった場合

日程調整メールにて提示された候補日時が、すべて対応不可なケースも起こり得ます。その場合は、以下のような返信メールを送りましょう。

複数候補を仮押さえしたい場合

日程調整メールにて提示された候補日時に対して複数候補を仮押さえしたい場合は、以下のような返信メールを送りましょう。

ただし、日程の仮押さえは確定に至るまで相手のスケジュールを複数押えてしまいます。そのため、「仮押さえは2候補まで」「確定予定日を明記」「確定次第で即連絡」の3点を心がけましょう。

希望日時の返答を待ってほしい場合

候補を絞り込んだ上での仮押さえもままならず、希望日時の返答自体を待ってほしい場合には、24時間以内の一旦以下のような返信メールを送ります。

ただし先述の通り、送信者は返信があるまで候補として挙げた日程に他の予定をいれることができません。そのため「正式な返信予定日を明記」「返答を待ってほしい理由を明記」「確定次第で即連絡」の3点を心がけましょう。

提案自体をお断りしたい場合

購入予定のないサービスの商談を提案する日程調整メールなど、提案自体をお断りしたいケースもあるでしょう。
新規の営業メールであれば「返信しない」という選択肢を取れますが、取引のある企業であれば無視できないケースもあります。こうした場合には、以下のような返信メールを送りましょう。
日程の都合が合わないことを理由にせず、今回は提案自体が不要なことを誠実に伝えるのがポイントです。

日程調整メールの手間を一気に省きたい場合

日程調整メールの返信について注意点や例文を紹介してきました。なかには「日程調整メールの返信自体が面倒」「相手にも日程調整メールに返信する手間をかけたくない」と感じた方も多いのではないでしょうか。

そこで注目すべきなのが、スケジュール調整ツール（日程調整ツール）です。スケジュール調整ツールを用いることで、複数人のスケジュール調整を自動化して、最適な日程を効率良く決定できます。
メールで日程調整を行った場合に生じていた何往復もの連絡が不要となり、スケジュールの決定スピードが早まります。さらに多人数の日程を一括して調整・管理することも可能です。
また昨今は、採用活動で面接やカジュアル面談など日程調整が必要となる機会が増えており、多くの企業が想定以上の手間と時間を取られています。

下記のページで紹介している「Direct Scheduling（ダイレクトスケジューリング）」は、とくに煩雑かつ膨大な採用活動における日程調整の手間を一気に解消可能です。
無料プランもありますので、まずは気軽にご活用ください。

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まとめ

ビジネスを進める上で、日程調整メールに対して返信しなければならない機会は多々あります。
日程調整メールに返信する際には、「できるだけ早い返答」「具体的な希望日時の提示」「必要に応じた代替候補の提示」「印象のよい表現」「不明点の即時確認」などに注意を向けましょう。
日程調整メールに対して素早くかつ手間なく返信するために「日程調整メール返信時の例文」もケース別で6つ紹介しました。いずれも、そのまま使用できるように構成していますので、状況にあわせてご活用ください。
そして「そもそも日程調整メールの煩わしさから解放されたい・相手にも負担をかけたくない」といったといった方向けに、スケジュール調整ツールも紹介しました。煩わしさの解消だけでなく、業務効率アップにもつながるため検討をおすすめします。

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