面接の日程調整メール｜企業側のポイントやテンプレートを紹介
面接の日程調整メールについて、作成・送信時のポイントやすぐに活用できるテンプレートを紹介しています。
多くの企業が面接の日程調整をメールで行っています。こうしたなか、「もっと効率良く日程調整を行いたい」「応募者に良い印象を与えるメール内容にしたい」と考える採用担当者も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、面接の日程調整メールについて、作成・送信時のポイントや、コピー＆ペーストですぐに活用できるテンプレートを紹介します。オンライン面接を行う場合のテンプレートもご用意しています。
また、面接の日程調整にかかる手間や時間を一気に解消したい方向けに、採用専用の日程調整ツールをご紹介しています。無料プランもありますので、気になる方はこちらをご覧ください。
採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」
目次
面接の日程調整メールとは
面接の日程調整メールとは、面接日時を確定するために企業が応募者に対して送信するメールのことです。企業側が3つ程度の候補日時を挙げて、メールを受け取った応募者が希望日時を返信します。電話など口頭での説明とは異なり、メールでのやり取りによって伝達の記録を残せる利点があります。
基本的な記載事項は下記の通りです。
■面接の日程調整メールの基本的な記載事項
・企業名と担当者氏名
・面接の候補日時
・面接の形式（対面、オンライン）
・面接場所（対面の場合）
・必要な持ち物
・注意事項や特記事項
・回答期限
・連絡先情報
面接の日程調整メールのポイント｜企業側
面接の日程調整メールを作成・送信する際のポイントを5つ紹介します。
企業側から候補日時を提示する
応募者が面接を受けることが決定した時点で、速やかに企業側から候補日時を提示します。志望度を低下させないためにも、面接の日程設定は企業側がリードし、応募者側に不安や負担を与えないことが大切です。
候補日時は3つ程度を具体的に挙げる
候補日時は3つ程度を具体的に挙げることで、応募者が選択できる幅を確保しつつ、考える負担を与えずに済みます。
例：面接候補日時
1月15日（月）10:00～11:00
1月16日（火）10:00～11:00
1月17日（水）13:00～14:00
また、候補者が複数名いる場合は、提示する候補日時が被らないように注意しましょう。加えて、面接が長引く可能性も考慮して前後に30分程度の余裕をもたせておくことも推奨します。
必要事項は箇条書きで分かりやすく記載する
日程調整メールの文面において、必要項目は箇条書きで分かりやすく記載しましょう。これによって応募者は内容を理解しやすくなり、希望日時の回答など次の行動をスムーズに促せます。伝達のヌケ・モレを予防する効果もあります。
リマインドメールを送信する
日程調整メールで面接日時が確定したら、面接当日の1〜2日前にはリマインドメールを送信しましょう。
就職活動および転職活動中は忙しいため、重要な予定であっても失念したり、他のスケジュールと混同したりしてしまうケースも考えられます。そのため、面接日の直前にリマインドメールを送ることで、そうしたリスクを避けつつ、企業側としても準備が整っていることを伝えて応募者に安心感を与えられるのです。
中途採用では応募者に日時を指定してもらうケースがある
中途採用の場合は、働きながら転職活動を行っている応募者が多いため、一般的な就業時間内では面接時間を確保しにくいことがあります。
こうした場合は、自社から特例として「就業時間外や土・日・祝での対応可能範囲」を伝えた上で、応募者側に希望日時を指定してもらうと良いでしょう。
場合によっては、応募者が有給休暇を活用することで、自社の就業時間内で面接を行えるパターンもあります。
具体的なメール文面は次の項目で紹介します。
面接の日程調整メールのテンプレート
面接の日程調整メールのテンプレートを、状況別に4つ紹介します。各テンプレート内の（括弧）部分を任意の内容に差し替えることで、そのまま用いていただけます。
面接の候補日時を提示する際のメール
企業側から面接の候補日時を提示する際のテンプレートです。
面接日程のご案内とお伺い：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）と申します。
この度は弊社求人にご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果、（応募者名）様には面接にお越しいただきたく、面接日程についてのご連絡を差し上げます。
■面接候補日時
下記のうち、ご都合が合う日時をお知らせください。
いずれの日程も合わない場合は、再度調整いたします。
1.〇月〇日（曜日）00:00～00:00
2.〇月〇日（曜日）00:00～00:00
3.〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接形式
弊社面接担当との対面形式で行います
■面接場所
（面接場所の住所）
■必要な持ち物
・履歴書
・筆記用具
おいそがしいなか恐れ入りますが、面接希望日時のご回答は【〇月〇日】までにいただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、本メールへのご返信にてお問い合わせください。
もしくは、採用担当（担当者氏名）（電話番号）でも結構です。
以上、何卒よろしくお願いいたします。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
面接日程が確定した際のメール
面接日程が確定した際のテンプレートです。
面接日程確定のお知らせ：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）です。
面接日程の件につきまして、ご返信ありがとうございます。
日程が確定いたしましたので、本メールにてお知らせいたします。
当日の詳細と併せて記載しておりますので、下記をご確認いただけますと幸いです。
―――――――――――――――――――
■面接日時
〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接場所
（住所）
（アクセス：〇〇駅より徒歩〇分）
（地図：URL）
■持ち物
・履歴書
・筆記用具
■特記事項
・オフィスに到着されましたら、入口設置の電話で（内線番号：〇〇）を押していただき、採用担当（氏名）をお呼びください
・当日にトラブルが発生した場合は、採用担当（担当者氏名）（電話番号）までご連絡ください。
―――――――――――――――――――
ご不明点等ございましたら、本メールへのご返信にてお問い合わせください。
もしくは、採用担当（担当者氏名）（電話番号）でも結構です。
それでは、（応募者名）様にお会いできるのを楽しみにしております。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
面接のリマインドメール
面接のリマインドメールのテンプレートです。
面接日時の再案内：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）です。
面接日が近づいて参りましたので、念のためご連絡させていただきました。
下記の通り実施いたしますので、今一度ご確認ください。
―――――――――――――――――――
■面接日時
〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接場所
（住所）
（アクセス：〇〇駅より徒歩〇分）
（地図：URL）
■持ち物
・履歴書
・筆記用具
■特記事項
・オフィスに到着されましたら、入口設置の電話で（内線番号：〇〇）を押していただき、採用担当（氏名）をお呼びください
・当日にトラブルが発生した場合は、採用担当（担当者氏名）（電話番号）までご連絡ください。
―――――――――――――――――――
それでは、（応募者名）様にお会いできるのを楽しみにしております。
当日はお気をつけてお越しくださいませ。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
応募者に日時を指定してもらうメール
応募者に日時を指定してもらう際のテンプレートです。中途採用の場合、応募者が現職に勤務しているケースが多いのが実情です。そのため、下記のような打診が必要となります。なお、テンプレート内の曜日や時間は一例ですので、任意の内容に差し替えてください。
面接日時の再案内：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）です。
面接日が近づいて参りましたので、念のためご連絡させていただきました。
下記の通り実施いたしますので、今一度ご確認ください。
―――――――――――――――――――
■面接日時
〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接場所
（住所）
（アクセス：〇〇駅より徒歩〇分）
（地図：URL）
■持ち物
・履歴書
・筆記用具
■特記事項
・オフィスに到着されましたら、入口設置の電話で（内線番号：〇〇）を押していただき、採用担当（氏名）をお呼びください
・当日にトラブルが発生した場合は、採用担当（担当者氏名）（電話番号）までご連絡ください。
―――――――――――――――――――
それでは、（応募者名）様にお会いできるのを楽しみにしております。
当日はお気をつけてお越しくださいませ。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
オンライン面接の日程調整メールのテンプレート
オンライン面接の日程調整メールのテンプレートを、状況別に4つ紹介します。昨今、オンラインで面接を行うケースも増えています。対面での面接とは、連絡事項が若干異なるため、直ぐにご活用いただけるようにテンプレートを別途用意しました。
対面時と同様に各テンプレート内の（括弧）部分を任意の内容に差し替えることで、そのまま用いていただけます。
オンライン面接の候補日時を提示する際のメール
オンライン面接の候補日時を提示する際のテンプレートです。
オンライン面接日程のご案内とお伺い：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）と申します。
この度は弊社求人にご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果、（応募者名）様には面接へと進んでいただきたく、オンラインでの面接日程についてご連絡を差し上げます。
■面接候補日時
下記のうち、ご都合が合う日時をお知らせください。
いずれの日程も合わない場合は、再度調整いたします。
1.〇月〇日（曜日）00:00～00:00
2.〇月〇日（曜日）00:00～00:00
3.〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接形式
（zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなど）を用いたオンライン面接で行います。アクセス用のURLは、面接確定時にお知らせいたします。
■準備物
・インターネット環境
・カメラ付きのパソコンもしくはスマートフォン
■特記事項
周囲が静かな場所からご参加いただけますと幸いです。
おいそがしいなか恐れ入りますが、面接希望日時のご回答は【〇月〇日】までにいただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、本メールへのご返信にてお問い合わせください。
もしくは、採用担当（担当者氏名）（電話番号）でも結構です。
以上、何卒よろしくお願いいたします。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
オンライン面接日程が確定した際のメール
オンライン面接日程が確定した際のテンプレートです。
オンライン面接日程確定のお知らせ：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）です。
オンライン面接日程の件につきまして、ご返信ありがとうございます。
日程が確定いたしましたので、本メールにてお知らせいたします。
当日の詳細と併せて記載しておりますので、下記をご確認いただけますと幸いです。
―――――――――――――――――――
■面接日時
〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接形式
（zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなど）を用いたオンライン面接で行います。
■アクセス用URL
（アクセス用URL）
接続トラブル等を防ぐため、面接開始の5分前には、本URLにアクセスしてお待ちください。面接スタート時間が来るまでは、カメラとマイクはオフで構いません。
■準備物
・インターネット環境
・カメラ付きのパソコンもしくはスマートフォン
■特記事項
・周囲が静かな場所からご参加いただけますと幸いです。
・当日にトラブルが発生した場合は、採用担当（担当者氏名）（電話番号）までご連絡ください。
―――――――――――――――――――
ご不明点等ございましたら、本メールへのご返信にてお問い合わせください。
もしくは、採用担当（担当者氏名）（電話番号）でも結構です。
それでは、（応募者名）様とお話しできるのを楽しみにしております。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
オンライン面接のリマインドメール
オンライン面接のリマインドメールのテンプレートです。
オンライン面接日時の再案内：（自社名）
本文
（応募者名）様
お世話になっております。
（自社名・部署名）の採用担当（担当者氏名）です。
オンライン面接日が近づいて参りましたので、念のためご連絡させていただきました。下記の通り実施いたしますので、今一度ご確認ください。
―――――――――――――――――――
■面接日時
〇月〇日（曜日）00:00～00:00
■面接形式
（zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなど）を用いたオンライン面接で行います。
■アクセス用URL
（アクセス用URL）
接続トラブル等を防ぐため、面接開始の5分前には、本URLにアクセスしてお待ちください。面接スタート時間が来るまでは、カメラとマイクはオフで構いません。
■準備物
・インターネット環境
・カメラ付きのパソコンもしくはスマートフォン
■特記事項
・周囲が静かな場所からご参加いただけますと幸いです。
・当日にトラブルが発生した場合は、採用担当（担当者氏名）（電話番号）までご連絡ください。
―――――――――――――――――――
それでは、（応募者名）様とお話しできるのを楽しみにしております。
※以下署名
（自社名・部署名）
（送信者氏名）
（自社住所）
（電話番号）
（メールアドレス）
（自社ホームページURL）
面接の日程調整をカンタンにしたい場合
採用市場が活性化するなか、企業が面接やカジュアル面談などに向けた日程調整を行う機会が増えており、採用担当者の多くが想定以上の手間と時間を取られているのが実情です。
特に採用活動は、応募者それぞれに対して日程調整を面接・面談回数に応じて何度も行わなければならず、作業ボリュームが膨大になりがちです。
そのため「面接の日程調整をもっと簡単にしたい」「日程調整の作業を効率化して他のコア業務に時間を当てたい」と考える採用担当者も多いのではないでしょうか。
そこで有効なのが、採用専用の日程調整ツール「Direct Scheduling（ダイレクトスケジューリング）」です。採用担当者は「日程調整用URLを応募者に送るだけ」、応募者は「希望日程を選択するだけ」でカレンダーに自動で反映されます。また、採用面接には不可欠な個⼈情報取扱いの同意書の取得機能も備えています。
膨大になりがちな面接の日程調整の手間を一気に解消可能です。無料プランもありますので、まずは気軽にご活用ください。
採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」
まとめ
面接の日程調整メールとは、面接日時を確定するために企業が応募者に対して送信するメールのことです。
面接の日程調整メールを作成する際には、企業が具体的な日時を3つほど挙げて、必要事項は箇条書きで分かりやすく記載します。面接の1〜2日前には、リマインドメールを送信することも欠かせません。また、中途採用では応募者に日時を指定してもらうケースがあることも念頭に置いておきましょう。
面接の日程調整メールのテンプレートを「候補日時を提示する際」「確定した際」「リマインドする際」「応募者に日時を指定してもらう場合」に分けて紹介しました。あわせて、オンライン面接の日程調整メールのテンプレートも紹介していますので、状況に応じてご活用ください。
また、面接の日程調整に手間や時間をかけたくない方向けに、採用専用の日程調整ツール「Direct Scheduling（ダイレクトスケジューリング）」を紹介しました。膨大かつ煩雑になりがちな採用関連の日程調整を一気に効率化・省力化できるためおすすめです。
採用向け日程調整ツール「Direct Scheduling」
代表取締役： 竹村 朋晃