【画像付き】日程調整にはGoogleカレンダーが便利！使い方や利用シーンを解説

日程調整をメールで行う場合、複数回のやり取りが必要になり時間と手間がかかります。日程調整には、Googleカレンダーを使うのがおすすめです。GoogleカレンダーはAndroid端末にプリインストールされており、PCやタブレットでも利用できます。
本記事では、日程調整にGoogleカレンダーを使う方法や利用シーンなどについて、わかりやすい画像付きで詳しく解説します。

Googleカレンダーは日程調整に使える

Googleカレンダーを使った日程調整と言えば、「予約スケジュール」機能を利用した方法を指します。
予約スケジュール機能は、作成した予約枠を共有することで、都合が良い日時にスケジュールを設定してもらえる機能です。たとえば、3月1～10日、15～30日を予約枠に設定すると、その期間中に予定を入れられることが相手に伝わり、円滑に日程を調整できるようになります。
無料プランでは利用できませんが、無料プランで使えるGoogleカレンダーの共有を利用した方法も後述しますので、そちらも参考にしてください。予約スケジュール機能は、以下のプランに加入している場合に利用できます。

・Google Workspace Individual（一部の機能は利用不可）
・Google Workspace Business Standard と Business Plus
・Google Workspace Enterprise Standard と Enterprise Plus
・Google Workspace for Education
・Google Workspace for Nonprofits
・Google One プレミアム

また、予約スケジュール機能は2022年3月以降のアップデートで利用できるようになったため、アプリのアップデートは必須です。

Googleカレンダーの予約スケジュールの機能

Googleカレンダーの予約スケジュールには、以下の機能があります。

・スケジュールの共有
・スケジュールを入れられる時間帯の設定
・会議の開催場所の決定
・スケジュールを入れられる期間の設定
・1日に受け付けるスケジュール入力件数の上限の設定
・スケジュールを入ル良くした人物の情報登録

スケジュールを相手と共有することで、空いている日時に直接スケジュールを入力してもらえます。また、リアルタイム更新のため、スケジュールが重複する心配はありません。

Googleカレンダーの予約スケジュールによる日程調整方法

Googleカレンダーの予約スケジュールによる日程調整方法について、手順を画像付きで詳しく紹介します。

1.予約スケジュールの設定を開く

Googleカレンダーの右上の「作成」クリック→「予約スケジュール」をクリックします。

2.予約スケジュールの詳細を設定する

タイトルや場所と会議の方法、予約フォームの入力事項などを設定します。会議の方法は以下から選択できます。

・Google Meet
・対面
・電話
・なし / 後で指定

また、「予約の確認とリマインダー」では、確認メールを関係者に送信するかどうかを決めます。

3.予約スケジュールの設定が完了する

予約ページと共有を選択できる画面が表示されます。

4.共有する

関係者にスケジュールを共有したい場合は、「共有」をクリック→予約ページのリンクをコピーして、メールやLINEなどで関係者に伝えましょう。

無料プランで使えるGoogleカレンダーの日程調整機能

Googleカレンダーには、無料で利用できる共有機能が搭載されています。あくまでもスケジュールを共有するだけであり、関係者が都合が良い日程を設定し、即座に共有するといった機能ではありません。

共有すると、相手のGoogleカレンダーに自分のスケジュールが表示されるため、お互いに都合が良い日時を確認しやすくなります。

Googleカレンダーの共有の手順は以下のとおりです。

（1）画面左側の「マイカレンダー」の名前にカーソルを置くと縦向きの三点リーダーが表示されのでカーソルを合わせます。
（2）「設定と共有」をクリック→「特定のユーザーまたはグループと共有する」で共有したい人のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックします。
（3）相手がリンクをクリックすると、相手のGoogleカレンダーのリストに表示されます。

Googleカレンダーの予約スケジュールの利用シーン

Googleカレンダーの予約スケジュールの機能は、次のようなシーンで活用できます。

採用活動における応募者との日程調整

Googleカレンダーの予約スケジュール機能は、採用活動において応募者との日程調整に活用できます。
採用担当者は、面接可能な日時をカレンダー上で設定し、その予定を共有リンクを作成して応募者に送信します。
応募者は、送られてきた共有リンクを開き、担当者の予定を確認しながら自身の希望する日時を選択します。選択した日時が予約され、その情報は自動的に担当者のカレンダーに反映されます。両者間でのメールや電話での往復や日程のやり取りが不要となるうえに、他の応募者とのダブルブッキングの心配もありません。

取引先との商談・打ち合わせの日程調整

取引先との商談や打ち合わせの日程調整にも、Googleカレンダーの予約スケジュール機能が役立ちます。
例えば、Googleカレンダーに商談や打ち合わせの予定を入れておき、それを取引先と共有すれば、空いている日時に面談を設定してもらえます。
企業は有料プランを利用していることも多いため、予約スケジュール機能をスタンダードな日程調整方法として使えるケースもあるでしょう。

社内会議の日程調整

Googleカレンダーの予約スケジュール機能は、社内会議の日程調整にも活用できます。
複数の参加者とカレンダーを共有すれば、全員が参加できる日時が瞬時にわかります。Excelやメール、電話などで日程調整するよりも格段に早くスケジュールを確定できるでしょう。
企業内でGoogleカレンダーの予約スケジュールが使えるプランを利用していない場合は、カレンダーを共有した後に、日程調整ツールやGoogleスプレッドシートなどを利用して全員が参加できる日程を確定する必要があります。
この場合は、最初から日程調整ツールやGoogleスプレッドシートで日程調整をした方が効率的です。

Googleカレンダーの予約スケジュールの注意点

Googleカレンダーの予約スケジュールは、万能な日程調整機能とは言えません。次の注意点を踏まえ、他の方法もあわせて検討しましょう。

調整できるのは20人まで

Googleカレンダーの予約スケジュール機能を利用できるのは、最大20人です。21人以上の参加者がいる大人数での会議やイベントの日程調整には利用できません。複数のチームが合同で行う会議や社内イベントなどは、参加者が21人を超えるケースもあるでしょう。
この場合は、より高機能な日程調整ツールやGoogleスプレッドシートなどを使う必要があります。

相手が無料アカウントだと使えない

Googleカレンダーの予約スケジュール機能を利用する際には、利用する人全員が有料プランに加入している必要があります。1人でも無料プランの人がいる場合は、Googleカレンダーを共有するか、他の方法を選ぶことになるでしょう。
また、取引先との日程調整に使う場合は、有料プランに加入していることを確認するのに手間がかかります。会社のPCを使用している場合、システム部門に確認が必要になる場合もあります。これらの手間を踏まえると、より高機能な日程調整ツールを利用することも検討した方がよいでしょう。

一歩踏み込んだ便利機能が搭載されていない

Googleカレンダーは、そもそも日程調整がメインの機能ではないため、一歩踏み込んだ便利機能が搭載されていません。例えば、大人数の参加者への対応、WebミーティングURLの自動共有、個人情報取り扱いの同意などは利用できないため、効率が高まるシーンは限られています。
このような点を考慮すると、Googleカレンダーの予約スケジュール機能を利用する際に、自身のニーズや要件に合った機能が搭載されているかどうかを確認し、必要に応じて他のツールやサービスを検討することが大切です。

日程調整に最適化されたツールがおすすめ

Googleカレンダーの機能では物足りない場合は、日程調整に最適化されたツールがおすすめです。日程を円滑に調整できるうえに、一歩踏み込んだ便利機能が搭載されているため、時間と手間を大幅に削減できます。
日程調整ツールには、採用向けや会議向けなど、さまざまタイプがあるため、用途に合わせて選ぶ必要があります。また、ランニングコストやサポート体制もチェックして、長期にわたり使えるかどうかを確認しましょう。

日程調整ツールとは

日程調整ツールとは、取引先や面接の応募者との日程調整を自動化できるツールのことです。候補日程の抽出や登録などの手作業を自動化できるため、スムーズな日程調整とダブルブッキングのリスクの軽減が可能です。また、参加者が複数人の場合でも、手間は変わらず効率的に日程調整できます。
日程調整ツールの利用シーンは、会議や打ち合わせ、イベント、プライベートな予定、採用面接など多岐にわたります。
複数のツールを比較検討する際は、ビジネス利用かプライベート利用か、プランに必要な機能が備わっているか、利用するデバイスや操作性などを考慮して選びましょう。

Googleカレンダーにはない機能

日程調整ツールには、Googleカレンダーにはない機能が多数搭載されています。機能はツールによって異なるため、ここでは代表的な機能について紹介します。

外部ツール連携機能

GoogleカレンダーやSlackなどのツールとの連携が可能です。データの同期により、Googleカレンダーよりも効率的に日程調整ができます。

リマインド機能

リマインダー機能が付いている日程調整ツールでは、メールやSNSなどの通知を設定できます。イベントの開始時間や重要な情報をリマインドできるため、不参加のリスクが減少します。

アドレス帳機能

連絡先を登録しておき、ワンクリックで日程調整できる機能が搭載されています。日程調整の度に参加者のメールアドレスを調べて登録する手間を省けます。

CRM連携機能

顧客情報を管理・蓄積できる機能が搭載されています。商談や会議の日程を顧客情報と連携させることで、より効率的な日程調整が可能になります。

事前アンケート機能

商談をスムーズに進めるための事前アンケートを取る機能が備わっています。参加者の要望や意向を事前に把握し、効果的に商談を進めることができます。

Googleカレンダーか日程調整ツールを導入しよう

日程調整は、ビジネスや採用など、さまざまな場面で欠かせないものです。Googleカレンダーは一般的に利用されていることから日程調整に利用しやすいツールですが、有料プランでなければ予約スケジュール機能は利用できません。
カレンダーは共有できるものの、日程調整の効率はそれほど高くはならないでしょう。そこでおすすめなのが、専用の日程調整ツールを使用することです。例えば、採用担当者向け日程調整ツールの「Direct Scheduling」は、複数の面接官と応募者の日程調整を瞬時に行えます。
また、紹介元の人材紹介会社に面接日時やWebミーティングのURLをメールが自動で送られるため、連絡の手間がかかりません。
さらに、候補者の個人情報取扱いの同意を得るケースにおいても、汎用的な同意文ではなく、自社独自の文言に変更することも可能です。
採用に特化した日程調整ツールをお探しの方は、Direct Schedulingをぜひ利用してみてください。