「このツールに出会えていなかったと思うとゾッとします」

会社・サービスの説明

当社が提供する面接向け日程調整ツール「ダイレクトスケジューリング」をご利用いただいているPicoCELA株式会社のご利用事例紹介です！ PicoCELA株式会社は、独自のエンタープライズ向け無線メッシュ技術を利用し、エッジとクラウドを統合した新しいモバイル通信プラットフォームを提供しています。主な事業は、特許技術である無線多段中継テクノロジーのライセンス提供や同技術を搭載したエッジコンピューティングアクセスポイントの販売、及び構築した無線ネットワーク内の人流解析やビッグデータの収集・解析を可能とするクラウド管理システム「PicoManager®」の販売です。また、PicoCELAには数々の受賞歴があり、近年では特許庁長官表彰の受賞や、アジア太平洋地域の急成長企業ランキングにも選ばれています。

今回は、ひとり人事として活躍されている友田さんにお話を伺いました！

日程調整の課題について

ダイレクトスケジューリングを導入する前までは、面接日程の調整には以下の3つの大きな課題がありました。
1．多忙なメンバーが多く、提示した候補日の再調整が頻繁に必要でした。
2．スカウトからの返信漏れやカレンダーへの登録ミスが多く発生していました。
3．時差の問題で、海外の候補者との面接時間を考慮するのが困難でした。

1つ目の問題は、役員を含む多忙なメンバーが多く、候補者とのやりとり中に予定が埋まってしまい、頻繁に再調整が必要となることでした。全ての候補日をカレンダーに予め予約してしまうと、重要な打ち合わせの時間が確保できなくなります。そのため、最終面接等を除き、都度確認しながら進行するしかなく、結果として採用までのリードタイムが長くなってしまうという課題がありました。

2つ目の問題は、全ての作業を人力で行っていたため、返信の漏れやカレンダーへの登録ミス、Web会議用URLの送付ミスなどが発生しました。これらのミスは面談の進行を妨げ、離脱につながることもありました。
複数の作業を同時に行っていたため、注意深く作業を進めていてもミスが生じることがありました。

3つ目の問題点は、海外在住の応募者が多いため、面接の候補日を提示する際にタイムゾーンを考慮する必要がありました。手動でタイムゾーンに合わせた日程調整を行っていたため、非常に時間がかかっていました。
例えば、「この応募者はインド在住なので、時差を考慮してこの時間帯が良いだろうか」といった具体的な考慮が必要で、それが国ごとに異なるタイムゾーンを考えながら行うため、大変でした。

ダイレクトスケジューリングとの出会い

当初、面接の日程調整は業務委託の方に依頼していましたが、家庭の都合で続けることができなくなってしまいました。そんな状況の中で、「ダイレクトスケジューリング」と出会いました。
無料ユーザーとして利用した後、正式に契約することとなりました。

無料ユーザーとして使ってみたときの感想

まず、UIがシンプルで直感的に操作できるのが良かったです。
特別な説明なしでも簡単に使えるので、すぐに慣れることができました。
また、カスタマーサクセスの対応の丁寧さに驚きました。

私たちの意見を真剣に聞いていただき、タイムゾーンの対応や個人情報取得方針同意文の取得についての課題を相談したところ、開発チームが迅速に対応してくれたこと、そのスピード感と丁寧さには深く感動しました。

有料ユーザーへの決断経緯

製品が常にアップデートされており、その成長を感じられる点と、重複しますが、提案した要望に真摯に対応してくれる点が決め手です。

導入前後でどんな成果をかんじるか？

日程調整作業が圧倒的に楽になったのが最大の利点です！
タイムゾーン対応も可能なため、日程調整の連絡が簡単になりました。
カレンダーの予定がリアルタイムに反映されるため、再調整がほとんど不要になりました。また、自動でカレンダー登録とWeb会議用URLの作成・送付を行うため、ミスもありません。

日程調整専門のメンバーがいなくなったときでも、ダイレクトスケジューリングのおかげで一人でも日程調整をミスなく行えました。
最多で1週間に10件の面接が入ることもあり、このツールに出会えなければ一人で全ての作業を行っていたと思うとゾッとしますね。（笑）

現時点での満足度を５段階評価で教えて下さい

満足度は4点です！5点ではない理由は、何か問題があったからではなく、これからのダイレクトスケジューリングの成長を期待しての評価です。
ツールを開くたびに「ここの表記がわかりやすくなっている！」と感じるような、頻繁なアップデートが行われているので、今後も楽しみにしています。